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아, 여러분 안녕하세요. 오늘은 시간 관리, 그중에서도 타임 블로킹이랑 네 가지 종류의 업무 시간에 대해서 이야기해볼까 해요. 음... 컨트롤, 그러니까 통제력을 키우는 거죠.
옛날 사람들, 그러니까 과거를 연구하면 미래에 적용할 수 있는 게 진짜 많거든요. 벤자민 프랭클린 자서전에도 보면, 자기 하루 일과표가 쫙 나와 있어요. 이게 바로 타임 블로킹인데, 간단하게 말하면 특정 활동을 위해서 시간을 딱딱 쪼개서 계획하는 거죠.
프랭클린은 하루를 여섯 덩어리로 나눴어요. 아침 5시부터 8시까지는 일어나서 씻고, 뭐랄까... 긍정적인 마음으로 하루를 시작하고, 그날 할 일을 계획하고, 공부도 좀 하고, 아침 먹고. 8시부터 12시까지는 일! 점심시간인 12시부터 2시까지는 책 읽거나, 아니면 뭐 회계 장부 같은 거 보고 점심 먹고. 2시부터 6시까지는 또 일! 저녁 6시부터 10시까지는 정리정돈하고, 저녁 먹고, 음악 듣거나, 뭐 취미 생활을 하거나, 대화도 좀 하고, 하루를 되돌아보고. 밤 10시부터 새벽 5시까지는 잠!
물론 프랭클린 시대랑 지금은 좀 다르죠. 애 키우는 거, 집안일 같은 현실적인 문제들이 빠져있긴 하지만, 큰 틀에서 보면 우리도 충분히 따라 할 수 있어요.
타임 블로킹은 진짜 간단해요. 특정 작업을 위한 시간을 딱 정해놓는 거죠. 그냥 할 일 목록만 만드는 게 아니라, 캘린더를 이용해서 시간을 관리하는 거예요. 심리학적으로도 증명된 건데, 시간을 어떻게 쓸지 미리 계획하는 게 진짜 중요하거든요. 이렇게 계획하면 집중력도 높아지고, 방해도 덜 받게 되고, 내가 뭘 언제 할지 스스로 통제할 수 있게 돼요.
저는 개인적으로 업무 시간만 타임 블로킹을 하고, 개인 시간은 그냥 둬요. 가족이랑 시간 보내거나, 운동하거나, 쉬는 시간까지 굳이 계획하고 싶지는 않거든요. 업무 시간은 제가 만든 모델을 쓰는데, 네 가지 영역으로 나눠서 관리해요.
자, 그럼 업무 시간 네 가지 종류에 대해서 알아볼까요?
첫 번째는 관리 시간이에요. Management Time. 대부분의 사람들이 직장 생활하면서 제일 많이 쓰는 시간이죠. 큰 조직일수록 더 그렇고요. 회의, 전화, 발표, 이메일 처리, 팀 관리, 사람들 관리… 이런 것들이 다 관리 시간에 들어가요. 생산적이고 효율적일 수도 있지만, 그냥 바쁘기만 하고 실질적인 발전은 없을 수도 있어요.
두 번째는 창작 시간이에요. Creation Time. 관리 시간 틈새에 억지로 끼워 넣는 경우가 많죠. 글쓰기, 코딩, 제작, 준비... 뭔가 새로운 걸 만들어내는 시간이에요. 회사가 잘 되려면 창작 시간에 집중해야 하고, 관리 시간이 이걸 방해하지 않도록 해야 해요.
세 번째는 소비 시간이에요. Consumption Time. 사람들이 잘 잊어버리는 시간 중 하나인데, 새로운 아이디어를 얻는 데 진짜 중요한 시간이에요. 책 읽기, 팟캐스트 듣기, 공부하기… Atomic Habits의 저자 제임스 클리어가 그랬죠. "당신이 만드는 모든 것은 당신이 소비한 것에서 비롯된다." 소비 시간을 통해서 좋은 아이디어를 많이 얻어야 좋은 결과물이 나오는 거예요.
마지막 네 번째는 구상 시간이에요. Ideation Time. 이것도 사람들이 잘 잊어버리는 시간이죠. 새로운 아이디어를 키우고 발전시키는 시간이에요. 브레인스토밍, 일기 쓰기, 산책, 자기 성찰… 우리는 너무 바빠서 가만히 생각할 시간조차 없잖아요. 그러다 보면 뻔한 아이디어만 나오고, 창의적이고 혁신적인 아이디어를 놓치게 돼요. 구상 시간은 바로 그런 생각을 위한 시간이에요.
시간 관리를 개선하려면 먼저 지금 내 상태가 어떤지 알아야겠죠? 그래서 저는 간단하게 캘린더를 활용했어요. 월요일부터 시작해서 매일 퇴근할 때 그날 했던 일들을 색깔로 표시하는 거예요.
빨간색은 관리 시간, 초록색은 창작 시간, 파란색은 소비 시간, 노란색은 구상 시간. 이렇게 일주일 동안 캘린더를 색칠해 보면 어떤 색깔이 제일 많은지, 창작 시간을 위한 공간이 있는지, 색깔들이 규칙적으로 배치되어 있는지, 아니면 막 섞여 있는지… 한눈에 파악할 수 있어요. 이걸 기준으로 더 나은 균형을 찾아가는 거죠.
자, 그럼 최적의 균형을 위한 세 가지 팁을 알려드릴게요.
첫 번째, 관리 시간을 묶으세요. Management Time Batching. 관리 시간은 꼭 필요하지만, 그냥 놔두면 하루 종일 잡아먹을 수 있어요. 전화, 회의, 발표, 이메일… 계속 바쁘게 움직이지만, 정작 중요한 일은 못 하는 거죠. 파킨슨의 법칙을 활용해서 관리 시간을 묶어버리는 거예요.
하루에 특정 시간을 정해서 주요 관리 활동을 처리하는 거예요. 이메일 처리 시간을 하루에 한두 번, 전화나 회의 시간을 하루에 한두 번, 이렇게 딱 정해놓는 거죠. 빨간색이 하루 종일 여기저기 묻어나는 걸 막는 게 목표예요. 관리 시간은 최대한 묶어서 다른 종류의 시간을 위한 공간을 만들어야 해요.
물론 이건 경력이 쌓일수록 더 쉬워질 거예요. 막 입사한 신입사원이라면 조금씩 개선해나가는 것만으로도 충분하고요. 경력이 좀 있는 분들은 더 과감하게 묶을 수 있겠죠.
두 번째, 창작 시간을 늘리세요. Creation Time. 창작 시간은 더 재미있고 새로운 기회를 만들어줘요. 우리 모두 창작 시간이 더 필요하죠. 관리 시간을 묶으면서 창작 시간을 위한 공간을 확보하는 거예요. 캘린더에 딱 표시해놓고, 그 시간에는 이메일이나 메시지 확인하지 말고 창작에만 집중하는 거예요.
세 번째, 소비 시간과 구상 시간을 위한 공간을 만드세요. Consumption and Ideation Time. 소비 시간과 구상 시간은 우리가 잘 잊어버리는 시간인데, 장기적으로 보면 진짜 중요한 시간이에요. 역사적으로 성공한 사람들은 책 읽고, 듣고, 배우고, 생각하는 시간을 꼭 가졌어요. 우리도 그걸 따라 해야죠.
일단 일주일에 한 번씩 짧게라도 소비 시간과 구상 시간을 위한 시간을 정해놓으세요. 그리고 그 시간 동안에는 정해진 목적에 충실해야 해요. 이걸 먼저 습관으로 만들고, 점점 늘려가는 거예요.
이 세 가지 팁을 기억하면 업무 시간의 균형을 찾는데 도움이 될 거예요. 한번 해보시고 바로 효과를 느껴보세요!