Chapter Content
음… 안녕하세요! 오늘은 시간 활용도를 극대화하는 방법, 그러니까 효과적인 위임에 대해서 좀 이야기해볼까 해요. 어… 특히 '주의' 그리고 '통제' 이 두 가지를 중심으로 풀어볼 건데요.
아이젠하워 매트릭스라는 게 있잖아요. 중요한 일들을 우선적으로 처리하고, 중요하지 않은 일들은 다른 사람에게 위임하라고 하죠. 근데 사실 학교에서 위임하는 방법 같은 걸 제대로 가르쳐주진 않잖아요? 그러니까 대부분 사람들이 어떻게 해야 하는지 잘 모르는 거죠. 그래서, 음… 제가 위임 여정을 시작하는 데 도움이 될 만한 가이드를 좀 준비해봤어요.
효과적인 위임에는 핵심 원칙이 세 가지가 있어요. 첫 번째는 적절한 업무 프로파일링이에요. 위임할 업무를 위험도랑 되돌릴 수 있는지 없는지를 따져보는 거죠. 위험도가 낮고, 되돌릴 수 있는 업무는 최소한의 관리만 필요하겠죠? 반대로 위험도가 높고, 되돌릴 수 없는 업무는 꼼꼼한 관리가 필요하고요. 예를 들어서, 음… 일정 관리 같은 건 대체로 위험도가 낮고, 수정도 쉽잖아요. 그러니까 최소한의 관리만으로도 위임이 가능하겠죠. 하지만, 주요 고객과의 커뮤니케이션은 위험도가 높고, 잘못되면 되돌리기가 어려우니까, 좀 더 세심하게 관리해야 하고요. 위임하기 전에 어떤 업무인지 명확하게 파악하는 게, 서로 기대치를 설정하고 피드백을 주고받는 데 아주 중요해요.
두 번째는 명확한 기대치 설정이에요. 모든 업무에 대해서 결과물, 마감일, 피드백 주기, 위험도 같은 것들을 명확하게 정해놔야 해요. 예를 들어서 "고객 보고서 좀 만들어줘" 이렇게 말하는 것보다, "화요일 오후까지 고객 보고서를 만들어서 경영진이 검토하고, 수요일 이사회 회의에서 주요 내용을 발표해야 해" 이렇게 말하는 게 훨씬 효과적이겠죠? 전자는 너무 애매모호하고, 후자는 마감일, 중요성, 사용 목적 같은 것들을 명확하게 제시해서 퀄리티 높은 결과물이 나올 가능성이 훨씬 높아지죠. 그리고, 어… 위임받는 사람이 본인 입으로 다시 한번 말하게 해서, 서로 이해했는지 확인하는 것도 중요해요. 그래야 오해가 없을 테니까요.
세 번째는 끊임없는 피드백이에요. 가장 효과적인 위임은 정보를 수집하면서 참여자들이 점점 더 똑똑해지고, 능숙해지는 지속적인 피드백을 주고받는 거예요. 뭘 잘했고, 뭐가 부족했고, 전체 프로세스를 어떻게 개선할 수 있는지 서로 협력하는 거죠. 업무에 따라서 매일, 매주, 혹은 매달 체크인을 하는 것처럼, 관리, 피드백, 수정 주기를 명확하게 정해놓는 게 중요해요.
이 세 가지 핵심 원칙을 잘 활용하면, 위임 수준을 점점 높여갈 수 있어요. 어… 위임 수준은 크게 세 단계로 나눌 수 있는데요.
첫 번째 단계는 기본 단계예요. 직접 위임 시스템이라고 할 수 있는데, 업무 완수를 위한 정확한 지시를 내리고, 꼼꼼하게 감시하고, 정해진 일정에 따라서 피드백을 주고, 그에 따라서 수정하는 거죠.
두 번째 단계는 중간 단계예요. 반자동 위임 시스템이라고 할 수 있는데, 업무 완수를 위한 초기 지시를 내리지만, 그 이후에는 참여자들이 독립적으로 프로세스를 관리하고 수정하고, 최소한의 관리나 개입만 필요한 거죠.
세 번째 단계는 최고 단계예요. 자율 위임 시스템이라고 할 수 있는데, 참여자들이 필요한 업무를 완전히 이해하고, 최소한의 관리나 개입만으로 독립적으로 운영하는 거죠.
핵심은 기본 단계에서 시작해서 최고 단계로 점진적으로 발전해 나가는 거예요. 효과적인 위임 모델의 세 가지 핵심 원칙을 활용해서, 여러분의 삶에 새로운 시간을 만들어낼 수 있는 시스템을 구축해보세요! 그럼, 오늘은 여기까지 할게요!