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A ver, a ver... hablemos de cómo manejar las prioridades, ¿no? Algo que, la verdad, a todos nos viene bien. Y para esto, vamos a hablar de una herramienta súper útil que se llama la Matriz de Eisenhower.
A ver, el nombre viene de Dwight D. Eisenhower, sí, el mismísimo, un general y presidente americano. Era un tipo, vamos, ultraproductivo. ¿Su secreto? Él tenía clarísimo, clarísimo, que lo urgente y lo importante son dos cosas distintas. De hecho, hay una frase que se le atribuye, que dice algo así como: "Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante". ¡Qué bueno! ¿No?
Entonces, vamos a definir un poquito qué es urgente y qué es importante, ¿no? Urgente, básicamente, es algo que necesita atención inmediata. Ya. Algo que está sonando el teléfono, un email que te llegó hace cinco minutos… ya me entiendes. Importante, en cambio, es una tarea que te ayuda a avanzar hacia tus metas a largo plazo, hacia lo que realmente te importa.
Ahora, esta Matriz de Eisenhower, que Stephen Covey popularizó en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", es una herramienta que te obliga, así, a separar lo urgente de lo importante para que puedas priorizar y manejar tu tiempo de forma más efectiva. Es como que te ayuda a enfocar tu atención a un nivel más… como más micro, más del día a día.
¿Cómo funciona? Es una matriz, un cuadrado dividido en cuatro cuadrantes. Y en cada cuadrante vas a meter tus tareas. ¿Cuáles son?
Primero: Importante y urgente. Estas son las tareas que requieren atención YA, pero que también contribuyen a tus metas a largo plazo. Son tareas de "¡Haz ahora mismo!". La idea es que a corto plazo, te ocupes de ellas inmediatamente, pero a largo plazo, intentes manejar las cosas importantes para que no se conviertan en urgentes, ¿me explico?
Segundo: Importante y no urgente. Aquí están las tareas que realmente construyen valor a largo plazo en tu vida. Son proyectos, oportunidades… cosas a las que quieres dedicar tu atención plena. La clave aquí es dedicarles más tiempo, planificar tiempo para trabajar a fondo en ellas. A largo plazo, ¡aquí es donde deberías pasar la mayor parte de tu tiempo y energía!
Tercero: No importante y urgente. ¡Cuidado aquí! Estas tareas pueden drenar tu tiempo y energía sin aportar nada a tus objetivos a largo plazo. Son las tareas que tienes que Delegar. Intenta pasar menos tiempo en esto y poco a poco, crear sistemas para que puedas delegar estas tareas a personas para quienes sí sean importantes.
Y por último, cuarto: No importante y no urgente. Aquí están las tareas que, vamos, te hacen perder el tiempo, que te chupan la energía y tu productividad. ¡Tareas para Eliminar! No hay más.
La Matriz de Eisenhower, al final, te da una visión clara de en qué estás gastando tu tiempo. Y esa claridad te permite ajustar el rumbo, para que puedas dedicar la mayor parte de tu tiempo a esos proyectos y oportunidades importantes a largo plazo.
Para resumir, los tres objetivos clave de la Matriz de Eisenhower son:
Gestiona bien lo que es importante y urgente.
Pasa la mayor parte de tu tiempo en lo que es importante y no urgente.
Pasa menos tiempo en la mitad inferior de la matriz, o sea, en lo que no es importante.
Yo, personalmente, nunca he encontrado una herramienta más útil que esta para crear conciencia sobre cómo estoy usando mi tiempo y dirigir mi atención. La uso regularmente, sobre todo cuando tengo muchísimas cosas que hacer y necesito volver a enfocarme. Pruébala.