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A ver, a ver, ¿cómo delegar de forma efectiva, no? Porque eso de crear tiempo, tiempo de calidad, pues pasa mucho por saber delegar. Y no es solo dar la tarea y olvidarte, ¿eh? Que va. Hay que tener, digamos, dos pilares fundamentales: atención y control.
Mira, el truco está en usar algo que se llama la Matriz de Eisenhower. Básicamente, te dice que delegues esas tareas que, para otra persona, van a ser importantes. El problema es que nadie nos enseña a delegar, ¿verdad? Por eso, aquí te doy una pequeña guía para empezar.
Hay tres principios clave, tres cositas que tienes que tener súper claras. Primero: perfilar la tarea. A ver, no todas las tareas son iguales. Algunas tienen mucho riesgo, otras nada. Algunas se pueden deshacer fácilmente, otras no. Entonces, ¿qué delegas? Pues las que son de bajo riesgo y se pueden revertir fácil, esas que no necesitan que estés encima todo el rato. Y las de alto riesgo y que no se pueden cambiar, pues esas las delegas, sí, pero con un control importante, ¿vale? Por ejemplo, gestionar la agenda, pues no suele ser muy arriesgado y si te equivocas, se arregla. Pero comunicar con un cliente clave, eso sí que es delicado. Así que, antes de nada, perfila bien la tarea, que es fundamental para luego dar feedback y que todo el mundo sepa qué se espera.
Y hablando de expectativas, ese es el segundo punto: ¡claridad! Tienes que dejar súper claro qué tiene que entregar la persona, cuándo, cómo quieres que te dé feedback, qué riesgos hay... No es lo mismo decir "haz el informe del cliente" que decir "necesito el informe del cliente para el martes por la tarde, porque el equipo directivo lo tiene que revisar antes de presentárselo al consejo el miércoles". ¿Ves la diferencia? Lo primero es súper vago, lo segundo da claridad sobre el tiempo, la importancia y para qué se va a usar. Y ojo, súper importante: pídele a la persona a la que delegas que te repita con sus propias palabras lo que tiene que hacer. Así te aseguras de que los dos estáis en la misma onda.
Y tercero, y esto es súper importante, ¡feedback constante! La mejor forma de delegar es estar en comunicación continua, que haya un flujo de información constante para que todos aprendan y mejoren. Hay que hablar de lo que salió bien, lo que faltó, cómo se puede mejorar el proceso... Establece una frecuencia para revisar cómo va todo, ya sea a diario, semanal o mensual, dependiendo de la tarea.
Con estos tres principios, puedes ir subiendo de nivel en la delegación. Digamos que hay tres niveles, ¿no?
El primero, el básico, es la delegación directa. Le das instrucciones súper detalladas a la persona, la vigilas de cerca, le das feedback según un calendario establecido y vas haciendo ajustes.
Luego, subimos al nivel medio, una delegación semi-autónoma. Aquí, le das instrucciones al principio, pero la persona gestiona el proceso de forma más independiente, solo necesitas vigilarlo un poco.
Y llegamos al nivel top, la delegación autónoma. La persona sabe perfectamente lo que tiene que hacer y trabaja de forma independiente, sin que tengas que estar encima.
La idea es pasar del nivel básico al nivel top poco a poco. Usa estos tres principios para crear un sistema de delegación que te libere tiempo. Y, bueno, a disfrutar de ese tiempo libre, ¿no? Que nos lo merecemos.