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Okay, hallo erstmal! Ähm, ja, lass uns mal über das Thema Zeithebel sprechen, genauer gesagt, wie man effektiv delegiert. Denn, mal ehrlich, delegieren lernt man ja nirgends so richtig, oder? In der Schule schon gar nicht. Aber ist superwichtig, um sich eben mehr Freiraum zu schaffen.
Im Grunde geht's darum, Aufgaben so zu verteilen, dass sie eben von den richtigen Leuten erledigt werden, für die die Aufgabe auch wirklich Bedeutung hat. Und dabei gibt's so ein paar Grundprinzipien, die man beachten sollte.
Das Erste ist die Aufgabenprofilierung. Also, man muss sich vorher genau anschauen, welche Aufgaben man überhaupt delegieren kann und wie riskant die sind. Und, ob man sie leicht wieder rückgängig machen kann, wenn was schief geht. Aufgaben, die wenig riskant sind und leicht korrigiert werden können, die kann man mit wenig Aufsicht delegieren. Aber bei Aufgaben, die eben ein hohes Risiko bergen und wo man nicht einfach mal so zurückrudern kann, da muss man schon genauer hinschauen und mehr involviert sein. Zum Beispiel, Terminkoordination, das ist jetzt in der Regel nicht so tragisch, wenn da mal was schief läuft. Aber wichtige Kommunikation mit Kunden, da sollte man schon besser im Bilde sein. Diese klare Profilierung ist super wichtig, damit alle wissen, woran sie sind und damit man später auch vernünftig Feedback geben kann.
Zweitens, und das ist mindestens genauso wichtig, klare Erwartungen! Also, es bringt nichts, wenn man einfach sagt: "Mach mal den Kundenbericht." Viel besser ist es, wenn man ganz genau sagt: "Erstell den Kundenbericht bis Dienstag Nachmittag, damit das Führungsteam den noch anschauen kann, bevor die am Mittwoch die wichtigsten Punkte dem Vorstand präsentieren." Das ist doch ein Riesenunterschied, oder? Die zweite Variante ist viel klarer, da weiß man genau, warum das wichtig ist und was damit passieren soll. Und ganz wichtig: Lass dir von der Person, der du die Aufgabe gibst, nochmal in eigenen Worten wiederholen, was sie verstanden hat. So stellt man sicher, dass wirklich alle das Gleiche meinen.
Und drittens, und jetzt kommt der Knackpunkt, kontinuierliches Feedback. Also, die beste Delegation ist die, bei der man ständig im Austausch ist und voneinander lernt. Man schaut gemeinsam, was gut gelaufen ist, was gefehlt hat und wie man den ganzen Prozess verbessern kann. Man muss sich also überlegen, wie oft man sich austauscht, ob das täglich ist, wöchentlich oder monatlich, je nachdem, wie die Aufgabe so ist.
Wenn man diese drei Prinzipien beachtet, kann man sich quasi von einem Basis-Level zu einem Top-Level der Delegation hocharbeiten. Auf dem Basis-Level gibt man ganz genaue Anweisungen, kontrolliert alles sehr genau und gibt regelmäßig Feedback. Auf dem mittleren Level, da gibt man am Anfang die Anweisungen, aber dann kann die Person die Aufgabe schon selbstständig bearbeiten und man muss nicht mehr so viel kontrollieren. Und auf dem Top-Level, da weiß die Person ganz genau, was zu tun ist und arbeitet komplett selbstständig. Das Ziel ist natürlich, sich dahin zu entwickeln, von diesem direkten System ganz am Anfang, zu diesem autonomen System. Und mit diesen Prinzipien, die wir besprochen haben, kann man sich da eben ein System aufbauen, das einem wirklich Zeit freischaufelt. Also, probiert's mal aus! Es lohnt sich.