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ええと、今回は、「時間のレバレッジを作る方法：効果的な委任」っていうテーマでお話していこうかな、と。まあ、要は、人に仕事を任せるってことなんですけどね。これがまた、意外と奥が深いんですよ。
で、委任って、結局のところ、注意とコントロールが重要になってくるわけです。あの、アイゼンハワーマトリックスっていうの、聞いたことありますかね？あれって、結局、そのタスクが誰にとって重要なのかっていうのを考えて、適切に委任していくっていう考え方なんですよね。
でもね、委任の仕方って、学校じゃ教えてくれないじゃないですか。だから、多くの人が、どうやって委任すればいいのか、全然わかってないんですよね。そこで、今回は、委任の旅を始めるためのガイドってことで、ちょっとお話していこうかなと思います。
効果的な委任には、３つの核となる原則があるんですよ。それがね、まず一つ目が「適切なタスクのプロファイリング」。二つ目が「明確な期待値の設定」。そして三つ目が「無限のフィードバックループ」なんです。
まず、「適切なタスクのプロファイリング」ですけど、これは、タスクのリスクと可逆性に応じて、委任するタスクを分類するってことですね。リスクが低くて、元に戻しやすいタスク、例えば、カレンダーの管理とか、そういうのは、ほとんど監視しなくても、人に任せられるじゃないですか。一方で、リスクが高くて、元に戻しにくいタスク、例えば、重要な顧客とのコミュニケーションとかは、しっかり監視する必要があるわけです。委任する前に、タスクのプロファイリングをしっかり行うことで、期待値の設定とか、フィードバックが効果的になるんですよ。
次に、「明確な期待値の設定」ですけど、これは、タスクの完了に必要なもの、例えば、成果物、締め切り、フィードバックのタイミング、リスクの程度などを、はっきりと伝えるってことですね。「あの、顧客レポート、やっといて」って言うよりも、「顧客レポートを火曜日の午後に作成して、役員チームが水曜日の取締役会で発表する前にレビューできるように、やっといて」って言った方が、全然効果が違うじゃないですか。前者は、曖昧で漠然としてるけど、後者は、締め切り、重要性、用途が明確だから、質の高い成果物が出てくる可能性が、ぐっと高まるわけですよ。大事なのは、委任する相手に、期待値を自分の言葉で繰り返してもらうこと。そうすることで、お互いの理解を確認してから、進めることができるんです。
そして最後に、「無限のフィードバックループ」ですけど、これは、委任された側も、委任した側も、情報が集まるたびに、賢くなって、改善していくっていう、継続的なフィードバックを行うことですね。何がうまくいったのか、何が足りなかったのか、プロセス全体をどう改善できるのか、お互いに協力して考えるわけです。タスクに応じて、毎日、毎週、毎月など、監視、フィードバック、調整の頻度を明確に設定することが大切です。
で、これらの３つの原則を活用することで、委任のレベルを上げていくことができるんです。段階としては、ベースレベル、ミドルレベル、トップレベルの３段階あるんですよ。
ベースレベルは、直接的な委任システムで、タスクの完了方法について、正確な指示を与えて、綿密に監視して、定期的なフィードバックを行うって感じですね。
ミドルレベルは、準自律的な委任システムで、タスクの完了方法について、事前に指示を与えますけど、その後のプロセスは、自分で管理して、改善していくって感じですね。必要な監視や介入は、少なくて済みます。
トップレベルは、自律的な委任システムで、タスクについて十分に理解していて、ほとんど監視や介入なしに、自律的に作業を進めるって感じですね。
理想は、ベースレベルからスタートして、徐々にレベルを上げて、トップレベルを目指すことですね。効果的な委任モデルの３つの原則を活用して、自分の時間を解放するシステムを構築していきましょう。そうすることで、今まで出来なかったことに時間を使えるようになって、人生がより豊かになると思いますよ。まあ、そんな感じですね。